Videoconference, de stand van zaken

De ideale manier om het fileleed te verzachten, de reiskosten te drukken en thuiswerken te stimuleren; het voeren van een videoconferentie is allang geen sciencefiction meer en sinds de komst van diensten zoals Skype en de (video)chatfunctie in Google’s Gmail ook voor iedere particulier beschikbaar. Wij spraken de grootste drie videoconference- en telepresence aanbieders over de stand van zaken en de ontwikkelingen in de (nabije) toekomst.

De spelers

Door in 2009 een meerderheidsbelang te nemen in het bedrijf Talk & Vision verwierf KPN zich in één klap een belangrijke positie in het videoconference veld. Talk & Vision is op het moment een van de vijf grootste spelers in Europa en verkoopt niet alleen de hardware van onder andere Polycom, Cisco en Tandberg, maar daarnaast ook via MAVIS (Managed Video Services) de complete ondersteuning en organisatie van videoconferencing. Ook leveren zij gecertificeerde projectmanagers, technici en consultants die door de verschillende fabrikanten worden getraind en gecertificeerd. Nader onderzoek leert dat de diensten van Talk & Vision voor ieder bedrijf dat videoconferencing wil implementeren zeer welkom zijn; het aanbod en de verschillende mogelijk- heden zijn namelijk groot en de materie vrij complex. Dit komt vooral doordat de hedendaagse videoconference systemen niet simpelweg een telefoon met een beeldscherm zijn. Tijdens vergaderingen inclusief digitale slideshows en flipovers in hd-kwaliteit kunnen collega’s van over de hele wereld aanschuiven. Maar ook intern kan het systeem een-op-een worden gebruikt met collega’s, in dit geval wel via bureautelefoons met scherm. Dit vraagt om een degelijk managementsysteem voor de it-medewerkers en een goede beveiliging bovendien.

Natuurvriendelijk

Polycom levert niet alleen videoconference hardware, maar ook zogenaamde telepresence oplossingen. Het verschil tussen de twee is aanzienlijk; video is de meer traditionele manier van vergaderen, met een beeldscherm met camera waarop de participanten van de vergadering ‘in den vreemde’ te zien zijn. Bij de meest geavanceerde telepresence variant (de RPX HD 400-serie) wordt daarentegen een videomuur opgetrokken van bijna vijf meter waarop tot 28 participanten te zien zijn. Door de levensechte dimensie en de hd-kwaliteit kan er oogcontact worden gemaakt en lichaamstaal worden gelezen, zaken die in het bedrijfsleven de doorslag kunnen geven in het winnen van het vertrouwen van de gesprekspartner. Het is dan ook niet verrassend dat de NATO een fervent gebruiker is van de producten en diensten van Polycom. Het wordt door de internationale organisatie onder andere gebruikt voor haar centrale communicatie- en projectmanagement. Per kwartaal besparen zij zo 51.000 dollar aan reiskosten (wat neerkomt op 500 reisuren), maar dat is niet met elkaar moeten kunnen videovergaderen, chatten of bellen. Polycom hanteert open standaarden voor videovergaderen en beeldtelefonie. Zo kun je altijd met een nieuw Polycom hd-systeem met oudere systemen communiceren. Op die manier hoeft bij de introductie van nieuwe systemen niet meteen de hele base vernieuwd te worden, maar kan dit gefaseerd gebeuren. Polycom systemen kunnen feilloos samenwerken met de systemen van Tandberg en Lifesize; deze gebruiken alle een industriestandaard. Cisco heeft altijd een eigen proprietary protocol gehad, en daarmee hebben gebruikers van Cisco Telepresence toch altijd wat op een eiland gezeten. Met de introductie van Telepresence Interoperability Protocol (TIP) zal ook dat probleem in onze industrie verholpen zijn. Polycom zal uiterlijk juni 2011 volledige integratie bewerkstelligen met Cisco Telepresence middels TIP. Maar nog belangrijker is verdere integratie met bijvoorbeeld Microsoft OCS. Veel bedrijven gaan over naar een Microsoft OCS-omgeving waarbij videovergaderen meer naar de persoonlijke sfeer wordt getrokken. Gebruikers kunnen met OCS eenvoudig chatten en videobellen met een webcam. Polycom heeft als enige partner van Microsoft een native integratie met OCS. Je kunt dus met een Microsoft Office Communicator gewoon videobellen met een Polycom- boardroomsysteem! Daarnaast maakt Polycom natuurlijk tegenwoordig de CX5000, voorheen beter bekend als de Roundtable. Zo kunnen externe inbellers in combinatie met LiveMeeting altijd ook op basis van video deelnemen aan een vergadering. De CX5000 is momenteel het meest geselecteerde videosysteem van Nederland, omdat bedrijven massaal overstappen naar Microsoft OCS in combinatie met de CX5000: een betaalbare oplossing voor videomeetings.” René van Dormolen, Product Manager Unified Communications van Microsoft Nederland: “In de basis zijn de systemen van verschillende leveranciers niet compatibel. Ze zijn zeker wel op elkaar aan te sluiten. Zo leveren Polycom, Tandberg en andere leveranciers hier oplossingen voor die dit binnen bedrijven, en tussen verschillende bedrijven, mogelijk maken. Bijvoorbeeld om een boardroomsysteem van Polycom te koppelen met de Office Communications Server (OCS)/Lync, teneinde bestaande investeringen te behouden en samen te laten werken met onze desktop oplossingen waarbij iedere pc een conferencing device wordt. Samen met Polycom werken we nauw samen om dit voor klanten in de toekomst nog toegankelijker te maken. Tegelijkertijd zijn we (ook met Polycom en andere concurrerende leveranciers) een interoperabiliteitsforum gestart om tot een betere standaardisering te komen en voor klanten drempels weg te nemen. En maken we het via een open specificatie mogelijk voor anderen om te integreren met onze software (onder andere devices van diverse leveranciers). Met Lync, de opvolger van OCS, wordt deze lijst uitgebreid.” het belangrijkste in deze ‘groene’ tijden. Per kwartaal wordt hierdoor ook 21.000 kilogram minder CO 2 uitgestoten, iets wat voor iedere multinational op dit moment erg belangrijk is voor zijn imago.

Nieuwe services

Vanaf april 2009 biedt Polycom ook de CX5000 aan. Voorheen was dit nog de Microsoft Roundtable, hetzelfde apparaat dat door Microsoft werd ontwikkeld voor het gebruik met haar Office Communication Server (OCS). De CX5000 (een kleine toren met camera’s die rondom in 360 graden filmen) wordt op de vergadertafels geplaatst waardoor beide teams elkaar kunnen zien. Ook wordt er geschakeld tussen de mensen die aan het woord zijn, wat al veel meer het gevoel creëert van een gezamenlijke vergadering dan een enkel beeldscherm met een camera erop. Vóór het einde van dit jaar moet Lync van Microsoft gelanceerd gaan worden. Een service die mensen in sync houdt met elkaar door Office, MSN en verschillende sociale netwerken aan elkaar te koppelen. Ook kun je via Lync e-mails laten voorlezen en met Office Live Meeting conference calls maken, waarbij de CX5000 weer om de hoek komt kijken om deze ervaring een extra 360-gradendimensie mee te geven.

Overname

In april van dit jaar werd het Noorse Tandberg overgenomen door netwerkleverancier Cisco. Hierdoor voegen zij een aanbieder van videoconferentiesystemen toe aan hun portfolio, wat hen voor de toekomst verzekert van goede afzetmogelijkheden in deze groeiende markt. De systemen drijven in dezelfde vijver als die van Polycom. Met de Telepresence T3 kunnen tot negen participanten elkaar virtueel in de ogen kijken. Met producten als de CTS 1300 voor vergaderruimtes (met drie ingebouwde camera’s) en een grote verscheidenheid aan artikelen voor persoonlijk gebruik is Cisco samen met Tandberg een sterke speler in deze markt.

Tijd voor een Q&A

Allemaal mooie ontwikkelingen natuurlijk maar om een nog beter beeld te krijgen van de stand van zaken stelden wij de betrokken bedrijven ook nog een aantal vragen.

Compatibel

Zijn de verschillende videoconference systemen compatibel? Bijvoorbeeld de Roundtable (nu CX5000) van Microsoft en de Polycom HDX 9000? Of de Cisco Tandberg T3 en de Polycom RPX HD 400? Zo nee, waarom niet, en zal dat in de nabije toekomst wel mogelijk zijn (met het oog op klantvriendelijkheid)? Robert Blaas, marketing manager Nederland van Tandberg: “Tandberg ontwikkelt producten op basis van open industriële standaarden; alles wat voldoet aan deze standaarden, daar zijn wij compatibel mee. Dat betekent dus dat we compatibel zijn met de Polycom HDX 9000 en bijvoorbeeld de RPX HD 400. De CX5000 (de voormalige Roundtable van Microsoft) is specifiek ontwikkeld om ingezet te worden samen met Microsoft OCS. Omdat wij (Tandberg/Cisco) het belangrijk vinden om videoconferencing zo breed mogelijk in te zetten, worden ook OCS-gebruikers ondersteund door Tandberg. Dat betekent dus dat je kunt bellen van een Tandberg endpoint naar een Microsoft OCS-client en vice versa.” David van den Berg, country manager Benelux van Polycom: “Polycom is een voorvechter van open standaarden. Wij geloven in een wereld waarin we ongeacht device of protocol foto’s Polycom.

De mobiele toekomst en business cases

Is het bestaande systeem al te koppelen aan mobiele gebruikers zoals iVisit en FaceTime van Apple’s iPhone?  Zo nee, wanneer wordt ook dit gangbaar? Robert Blaas: “De ontwikkeling van dit soort applicaties wordt nauwlettend door Tandberg in de gaten gehouden.” Op YouTube demonstreert Global producer manager Henrik Bakken een Tandberg-applicatie in ontwikkeling die het mogelijk maakt om via een iPhone-applicatie een videoconference te voeren met iemand achter een laptop. Het filmpje ziet er zeker veelbelovend uit. David van den Berg: “Via de Polycombrug (de RMX) is het thans feitelijk al mogelijk om diverse systemen met elkaar te laten communiceren, maar op een betrouwbare oplossing voor grootschalig gebruik is het nog even wachten. Op dit moment bekijken wij bijvoorbeeld hoe dergelijke diensten het best kunnen worden aangeboden en proberen we zo goed mogelijk in te schatten welke diensten en connecties op korte termijn het meeste rendement opleveren. Open standaarden zijn voor Polycom daarbij essentieel.” René van Dormolen: “Met OCS/Lync kunnen mensen audio- en videovergaderen met hun pc, telefoon en browser. Ook met gebruikers van Messenger en een Mac kunnen audio en video gedeeld worden. Met de in de vraag genoemde oplossingen kan nog niet worden gekoppeld voor zover ik weet. De ervaring op mobiele devices is zo anders, dat vandaag audio wordt ondersteund, maar het delen van desktop, applicaties, video, whiteboarding, etc. nog niet. Wat wel prima werkt is óf inbellen op een conference, óf de volledige experience via een pc die via een mobiel een internetverbinding heeft.”

Business case

Kunnen jullie mij iets vertellen over een interessante business case, een voorbeeld van een van jullie klanten op dit moment die baat heeft bij het gebruik van videoconferencing? Robert Blaas: “Binnen Tandberg is het altijd het doel om videoconferencing zó in te zetten dat het bijdraagt aan het veranderen van bedrijfsprocessen. Voorbeelden daarvan zijn pathologen die voorheen veel tijd kwijt waren om fysiek aanwezig te zijn bij een operatie om ter plekke bijvoorbeeld vries-coupes (een dwarsdoorsnede van een weefsel) op de aanwezigheid van kanker te beoordelen. Echter, met het tekort dat er is aan pathologen in veel ziekenhuizen is het vaak moeilijk om dat efficiënt te doen, met als gevolg dat patiënten dikwijls onnodig lang onder narcose werden gehouden. Er is een aantal ziekenhuizen, waaronder het Catharina-ziekenhuis in Eindhoven, die gebruikmaken van videoconferencing- apparatuur van Tandberg, gekoppeld aan een microscoop, waardoor een patholoog op afstand vries-coupes met 100 procent betrouwbaarheid kan beoordelen. Voordeel hiervan is dat er meer patiënten op een dag behandeld kunnen worden en dat mensen korter (ongeveer een halfuur) onder narcose zijn, waardoor het herstel ook sneller verloopt.” René van Dormolen: “We hebben heel veel klanten die kostenbesparing, productiviteitswinst en minder CO2-uitstoot hebben gerealiseerd. Enkele voorbeelden hiervan zijn: Rabobank, Endemol, Sanoma en een wereld- wijde samenwerking met de Hilton hotelgroep.” David van den Berg: “Bij Polycom zijn de krachten gebundeld met het Holland Financial Centre om zo videoconferencing binnen het internationale bedrijfsleven te stimuleren. Maar ook Hogeschool InHolland maakt gebruik van deze systemen om op die manier studenten te bereiken die normaliter door geografische grenzen zouden zijn buitengesloten.”

Dagelijks gebruik

Hoe vaak zitten jullie zelf in een videoconference? Robert Blaas: “Voor mij is videoconferencing iets wat ik meerdere malen per dag, soms vaker dan mijn mobiele telefoon, gebruik. Natuurlijk gebruiken we het intern heel veel. Maar ik heb daarnaast leveranciers waar ook zó frequent contact mee is, dat we uiteindelijk hebben besloten om daar een videoconferencing-systeem neer te zetten. Dat scheelt veel reistijd en je ziet daarnaast ook dat de kwaliteit van de meetings sterk verbeterd is. Er zijn minder zaken onduidelijk; je kunt duidelijk zien of iemand het begrepen heeft. Daarnaast is het natuurlijk zo dat heel veel communicatie met mijn collega marketing managers bij de partners ook door middel van videoconferencing gaat.” David van den Berg: “Wij drinken graag onze eigen champagne. Polycom heeft enorm veel baat gehad bij de wereldwijde invoering van Microsoft OCS in combinatie met video-endpoints in meeting rooms. Ik ben verantwoordelijk voor Polycom in Noord-Europa en spreek mijn teamleden meerdere keren per dag. Soms vanuit een telepresence room, soms via een kleiner high definition systeem op mijn bureau, en vaak ook via OCS op mijn laptop wanneer ik in een hotel ben bijvoorbeeld. Al onze vergaderingen verlopen via virtuele meeting rooms. Mijn virtuele meeting room, waarvan iedereen mijn nummer heeft, is vrijwel altijd bezet; en dat is prettig werken. Toch ontmoet ik mijn mensen ook persoonlijk, want samen een hapje eten blijft onvervangbaar.” René van Dormolen: “Meerdere keren per dag. Bij ons zijn alle meetings ook online toegankelijk voor mensen die thuis werken of op afstand. Net hebben we bijvoorbeeld overleg gehad waarbij twee mensen van KPN Getronics vanuit verschillende locaties deelnamen, een collega thuis participeerde en ik op kantoor was. Belangrijk was dat we in deze online meeting naast geluid ook informatie deelden; ik heb mijn desktop gedeeld en de informatie daarop was voor de anderen zichtbaar. Vanuit KPN Getronics werd een presentatie gedeeld die we door konden nemen. Daarnaast is het belangrijk dat we informatie op afstand kunnen delen, aan kunnen passen, of dat zelfs iemand anders mijn document of desktop kan aanpassen. Mensen die ik uitnodig krijgen een link waarop ze kunnen klikken om deel te nemen en een telefoonnummer als ze bijvoorbeeld vanuit de auto in willen bellen. Die krijgen dan op hun mobiel een reminder en kunnen met één knop vanaf hun mobiel inbellen, waarbij anderen zien wie op dat moment ingebeld is.”

Toekomst

Wat brengt de toekomst ons? Het gebruik van hologrammen? Robert Blaas: “In de toekomst zal er technisch veel mogelijk zijn. Kijk maar naar de opkomst van 3D-televisie en ook zaken als hologrammen zullen een rol gaan spelen. Voordat dat echter toegepast gaat worden, zullen mensen allereerst het gebruik van videoconferencing verder moeten gaan omarmen. En voordat we zover zijn hebben we nog een lange weg te gaan. Nu ziet men videoconferencing als een oplossing voor het op afstand met elkaar vergaderen (veelal tussen twee vergaderruimtes), maar denk ook eens aan het inzetten van videoconferencing op de desktop, of thuis op je thuiswerkplek. Je ziet dat dat gangbaarder wordt, maar het duurt zeker nog even voordat iedereen videoconferencing gebruikt zoals we nu bijvoorbeeld mobiel bellen.” David van den Berg: “Polycom is altijd bezig met nieuwe ontwikkelingen. Wij brengen binnenkort Touch Control uit, waarmee men vergaderingen met drag- en-drop-vingerbediening kan aansturen. Polycom staat bekend als grondlegger van de industrie, maar ook als leverancier van betrouwbare oplossingen. Wij zullen morgen niet met 3D en hologrammen komen als het niet een direct businessvoordeel oplevert – ik kan u echter verzekeren dat wij bezig zijn met enkele fantastische nieuwe ontwikkelingen in onze labs.” René van Dormolen: “Belangrijkste is dat de eilanden videoconferencing, audioconferencing, telefonie, mobiele telefonie, e-mail, presence/chat en voicemail weg zullen vallen en klanten overstappen op één platform dat alle mogelijkheden geïntegreerd aanbiedt. Veel klanten geven nu veel geld uit aan telefooncentrales, videoconferentieapparatuur, externe audioconferencing oplossingen en reiskosten. Onderzoek onder klanten toont aan dat een bedrijf met 1.000 medewerkers 39 procent op zijn communicatiekosten kan besparen plus bovengenoemde voordelen kan bereiken met behulp van Microsoft’s Unified Communications oplossing. Daarnaast kunnen ze een hogere productiviteit (tijdsbesparing) en betere klantservice realiseren. Ook kunnen zij betere duurzaamheiddoelstellingen (minder CO 2-uitstoot) behalen door videoconferenties te beleggen. Steeds meer functionaliteit zal ook als online dienst beschikbaar komen, zoals in onze Business Productivity Online Suite. Voor online vergaderen, met content (document, desktop, applicatie) die op afstand gedeeld kan worden, beeld en geluid bieden we LiveMeeting. Deze dienst kost 3,84 euro per medewerker per maand en werkt met een pc met webcam en koptelefoon of speciaal daarvoor ontwikkelde devices. Dit bedrag is het equivalent van  45 minuten parkeerkosten of een halve strippenkaart en verdient zich dus zeer snel terug. Zonder dat er in een eigen implementatie (servers, software, implementatiediensten, onderhoud door eigen ict-afdeling) geïnvesteerd hoeft te worden. Vandaag profiteren zo’n vier miljoen gebruikers van deze online dienst en per dag komen daar nieuwe klanten bij. Over drie jaar verwachten wij bij Microsoft dat meer dan de helft van alle telefoontjes meer dan alleen audio zal bevatten, namelijk ook informatie (desktop, applicatie, document) en beeld. Daarnaast dat driekwart van de bedrijfsapplicaties communicatie enabled zal zijn. Dat wil zeggen net als we vandaag vanuit Outlook en andere Office-applicaties zoals SharePoint, Word, Excel of Project kunnen zien wie beschikbaar is, en met één klik kunnen chatten, bellen, videovergaderen en desktop delen.”

Conclusie

Videoconferencing gaat dus een belangrijk deel uitmaken van ons dagelijks leven. Om videoconferencing niet alleen op de werkplek gangbaarder te maken lanceerde Cisco in de eerste week van oktober haar Umi–dienst, waarmee families vanuit huis makkelijk videogesprekken kunnen voeren met andere leden, gewoon vanaf de bank voor de hd-tv. Zo kun je na ieder gesprek dus met recht zeggen: Tot ziens!

(eerder verschenen in Connexie #9)